Bimtek Sistem Kearsipan Perguruan Tinggi 2024

Dengan Hormat

Arsip merupakan sebuah “alat” untuk mendukung bisnis organisasi dan efisiensi administrasi. Apa saja yang diberikan dengan adanya arsip? arsip memberikan:

• Informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan
• Bukti transaksi atau kegiatan sebagai bagian dari akuntabilitas organisasi

Untuk organisasi seperti perguruan tinggi, arsip mencatat atau mendokumentasikan apa yang sudah dilakukan(pembangunan, kerjasama, pengajaran, pendirian), mengapa kegiatan tersebut dilakukan, dan siapa saja yang telah terlibat dalam kegiatan universitas (mahasiswa, dosen, pegawai, peneliti).

Arsip memberikan informasi berupa bukti dari sebuah proses komunikasi, pengambilan keputusan, dan sebuah kegiatan. Dalam jangka panjang, beberapa arsip akan disimpan sebagai memori universitas yang menyimpan informasi penting baik bagi organisasi maupun luar organisasi. Sedangkan system kearsipan sendiri, memiliki arti adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.

Kearsipan atau kepertinggalan (bahasa Inggris: Records Management) adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.^[1]

Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta-akta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.^[1]

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu sistem indeks kamus (dictionary index), sistem indeks subyek (subject index), dan sistem indeks koordinasi (coordinate index).

1. Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.
2. Sistem Indeks Subyek (Subject Index). Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.
3. Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.^[1]

Materi Bimtek Sistem Kearsipan Perguruan Tinggi 2024

1. Introduksi Manajemen Kearsipan
   • Pengertian Arsip
   • Arsip berdasarkan fungsi yang ada dalam ke arsipan
   • Pengelolaan & Pengorganisasian Arsip
   • Daur Hidup Arsip
2. Manajemen Arsip Elektronik
   • Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektrolis
   • Sistem Pengarsipan Arsip elektronis
3. Pengantar Aspek Legal Teknologi dan Media Komunikasi
   • Peraturan dan perundang-undangan arsip
   • Digital Signature
4. Cloud Computing
   • Konsep
   • Komponen
   • Penggunaan teknologi
5. Effective Report Writing
6. Diskusi umum dan studi kasus arsip perusahaan atau instansi peserta Training.

Narasumber /Trainer Bimtek Sistem Kearsipan Perguruan Tinggi 2024

Narasumber/Instruktur berasal dari Para Ahli  yang berpengalaman dan profesional baik secara konsep/teori maupun praktek

METODE BIMTEK /TRAINING 

Pemaparan materi, diskusi, tanya-jawab, studi kasus, & simulasi langsung, dengan konsep:
– 20% teori berdasarkan literatur praktisi
– 40% analisa best practices & benchmarking antara; institusi, korporasi, & industri
– 40% studi kasus nyata & brainstorming antara narasumber/trainer dengan peserta

Prosedur Permohonan Proposal Training Di Eitena Group

• Konfirmasi dengan menghubungi panitia melalui telp, WA atau mengisi formulir pendaftaran yang tersedia
• Surat undangan resmi/proposal penawaran akan kami kirimkan melalui email atau WA.
  Mengirimkan Nama (Gelar), Jabatan dan Instansi (dapat berupa foto Surat Tugas) melalui WA atau Email.
• Konfirmasi selambat-lambatnya 5 hari sebelum pelaksanaan

Informasi Pendaftaran Dapat Menghubungi Admin Kami Via Telpon Atau WA Di Nomor

• WA /TLP 0813 2406 6619 – 0851 5867 0808
• EMAIL pusdiklatnasional68@gmail.com

PROSEDUR PEMBAYARAN

Biaya Kontribusi Bimtek /Training  dibayarkan secara tunai pada saat Registrasi ulang di hotel/tempat atau dengan transfer (non tunai)